Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Digitales Baustellenmanagement für Bauunternehmen

Branche: Bauindustrie | Projektdauer: 4 Monate

Ausgangssituation:
Ein mittelständisches Bauunternehmen mit 120 Mitarbeitern verwaltete Baustellen, Mängel und Bautagebücher über Excel-Listen und Papierformulare. Informationen erreichten die Zentrale oft erst mit Tage Verzögerung, was zu Missverständnissen und Mehraufwand führte.

Herausforderungen:

• Kein Echtzeit-Zugriff auf Baustellendaten
• Mehrfache manuelle Dateneingabe (Büro + Baustelle)
• Ineffiziente Mängelverwaltung und Nachverfolgung
• Keine zentrale Dokumentenablage für Baustellenfotos
• Fehlende mobile Verfügbarkeit für Bauleiter vor Ort

Unsere Lösung:
Entwicklung einer mobilen Baustellenmanagement-App mit Intrexx, die alle relevanten Prozesse digitalisiert:

• Digitales Bautagebuch: Erfassung von Wetter, Personal, Material und Arbeitsfortschritt direkt auf dem Tablet
• Mängelverwaltung: Foto-basierte Erfassung, automatische Workflows zur Nachverfolgung
• Zeiterfassung: Mobile Arbeitszeiterfassung für Baustellenmitarbeiter
• Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage aller Baupläne, Fotos und Protokolle
• Offline-Fähigkeit: Arbeiten ohne Internetverbindung, automatische Synchronisation

Technische Integration:

• Anbindung an bestehendes ERP-System (Datev/DATANORM)
• GPS-Integration für standortbasierte Funktionen
• Foto-Upload mit automatischer Komprimierung
• PDF-Generierung für Bautagebücher und Berichte

Ergebnisse nach 6 Monaten:

• 75% Zeitersparnis bei der Erstellung von Bautagebüchern
• 40% schnellere Mängelbehebung durch strukturierte Workflows
• 90% weniger Medienbrüche (kein Papier mehr)
• Echtzeit-Transparenz für Geschäftsführung über alle Baustellen
• ROI nach 14 Monaten erreicht

"Die App hat unsere Baustellenkommunikation revolutioniert. Was früher Stunden kostete, ist jetzt in Minuten erledigt."
– Geschäftsführer Bauunternehmen

CRM & Mitgliederverwaltung für Berufsverband

Branche: Verbände & Organisationen | Projektdauer: 5 Monate

Ausgangssituation:
Ein Berufsverband mit 3.500 Mitgliedern verwaltete Mitgliedsdaten, Kurse, Veranstaltungen und Beiträge über mehrere isolierte Systeme (Access-Datenbank, Excel, Outlook). Die Geschäftsstelle war chronisch überlastet.

Herausforderungen:

• Mitgliederdaten in verschiedenen Systemen verteilt
• Keine automatisierte Beitragsverwaltung
• Manuelle Veranstaltungsanmeldungen per E-Mail/Fax
• Kein Self-Service-Portal für Mitglieder
• Zeitaufwändige manuelle Rechnungsstellung

Unsere Lösung:
Entwicklung eines integrierten Verbandsmanagementsystems mit Mitgliederportal:

• Zentrales CRM: 360°-Sicht auf alle Mitgliederdaten, Historie und Interaktionen
• Mitgliederportal: Self-Service-Funktionen für Adressänderungen, Zertifikatsdownload
• Veranstaltungsmanagement: Online-Anmeldung, automatische Wartelisten, Teilnehmerverwaltung
• Beitragsverwaltung: Automatische Rechnungsstellung, SEPA-Lastschriftmanagement
• Dokumentenarchiv: Zentrale Ablage aller Verträge, Zertifikate und Korrespondenz

Automatisierte Workflows:

• Automatischer Beitragseinzug mit E-Mail-Benachrichtigung
• Workflow für Neuaufnahmen mit Freigabeprozess
• Automatische Erinnerungen für ablaufende Mitgliedschaften
• Newsletter-Versand mit Segmentierung nach Mitgliedergruppen

Ergebnisse nach 12 Monaten:

• 65% Reduktion des administrativen Aufwands
• 95% Online-Anmeldungen bei Veranstaltungen (vorher 20%)
• Halbierung der Bearbeitungszeit für Mitgliederanfragen
• 25% höhere Mitgliederzufriedenheit (NPS)
• 1,5 Vollzeitstellen eingespart

"Endlich haben wir alle Daten an einem Ort. Die automatischen Prozesse haben uns enorm entlastet."
– Geschäftsstellenleitung Berufsverband

Digitales Kurs- und Seminarverwaltungssystem

Branche: Bildungszentrum | Projektdauer: 3 Monate

Ausgangssituation:
Ein Bildungszentrum mit 200+ Kursen pro Jahr verwaltete Anmeldungen, Dozenten, Räume und Teilnehmer über Excel-Tabellen und Papierformulare. Die Planung war fehleranfällig und zeitintensiv.

Herausforderungen:

• Keine automatische Überschneidungsprüfung für Räume/Dozenten
• Manuelle Rechnungsstellung für jeden Teilnehmer
• Zeitaufwändige Teilnehmerverwaltung
• Keine Online-Buchungsmöglichkeit für Interessenten
• Fehlende Übersicht über Auslastung und Profitabilität

Unsere Lösung:
Entwicklung eines vollintegrierten Kursmanagementsystems:

• Online-Kurskatalog: Öffentliche Website mit Suchfunktion und Filtermöglichkeiten
• Online-Buchung: Direkte Anmeldung mit Verfügbarkeitsprüfung und Zahlungsintegration
• Ressourcenplanung: Automatische Raum- und Dozentenverwaltung mit Kollisionsprüfung
• Teilnehmermanagement: Anwesenheitslisten, Zertifikatserstellung, Bewertungen
• Finanzmodul: Automatische Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung, Reporting

Besondere Features:

• Automatische E-Mail-Erinnerungen 7 Tage vor Kursbeginn
• QR-Code-basiertes Check-in-System für Teilnehmer
• Digitale Zertifikatserstellung mit PDF-Download
• Dashboard für Geschäftsführung mit Auslastungsstatistiken
• Integration mit Zoom für Online-Kurse

Ergebnisse nach 6 Monaten:

• 80% Online-Buchungen (vorher 100% telefonisch/per Mail)
• 60% Zeitersparnis bei der Kursverwaltung
• 0 Raumkonflikte durch automatische Prüfung
• 30% mehr Buchungen durch vereinfachten Prozess
• 95% Zufriedenheit bei Teilnehmern mit Online-Prozess

"Das System hat unsere Kursverwaltung komplett transformiert. Wir können jetzt dreimal so viele Kurse mit dem gleichen Team verwalten."
– Leitung Bildungszentrum

Prozessautomatisierung im Mittelstand

Branche: Fertigung/Produktion | Projektdauer: 6 Monate

Ausgangssituation:
Ein Produktionsunternehmen mit 200 Mitarbeitern hatte ineffiziente, papierbasierte Freigabeprozesse für Urlaubsanträge, Bestellungen, Investitionen und Qualitätsmeldungen.

Herausforderungen:

• Urlaubsanträge per Papier mit mehreren Unterschriften
• Bestellfreigaben liefen über E-Mail-Ketten
• Keine Nachvollziehbarkeit bei Investitionsentscheidungen
• Qualitätsmeldungen gingen verloren oder wurden verspätet bearbeitet
• Durchlaufzeiten von mehreren Wochen

Unsere Lösung:
Implementierung digitaler Workflows für alle Kernprozesse:

• Urlaubsworkflow: Digitaler Antrag mit automatischer Weiterleitung, Vertretungsregelung, Kalenderintegration
• Bestellfreigaben: Mehrstufiger Workflow nach Warenwert mit Budget-Prüfung
• Investitionsanträge: Strukturierter Prozess mit Business Case, Freigabekette und Archivierung
• Qualitätsmanagement: Meldung von Abweichungen mit automatischer Eskalation und 8D-Report
• Onboarding: Automatisierter Prozess für neue Mitarbeiter (IT, HR, Facility)

Integration & Automatisierung:

• Active Directory-Integration für automatische Vorgesetzten-Ermittlung
• SAP-Anbindung für Budget-Prüfungen und Kostenstellen
• E-Mail-Benachrichtigungen bei Statusänderungen
• Automatische Eskalation bei Überschreitung von SLAs
• Dashboard für Management mit Prozess-KPIs

Ergebnisse nach 12 Monaten:

• 85% schnellere Durchlaufzeiten bei Genehmigungen
• 100% Transparenz über alle laufenden Prozesse
• 70% weniger Rückfragen durch klare Prozesse
• 90% papierlos in allen Workflows
• Jährliche Einsparung: ca. 80.000 EUR

"Die Prozessautomatisierung war ein Game Changer. Endlich wissen wir immer, wo was steht."
– IT-Leiter Produktionsunternehmen

Branchenexpertise

• Bauindustrie
• Verbände & Vereine
• Bildungseinrichtungen
• Fertigung & Produktion
• Mittelstand (B2B)
• Gesundheitswesen

Typische Projektarten

• Mobile Business-Apps
• CRM & Kundenverwaltung
• Mitgliederportale
• Kursverwaltungssysteme
• Workflow-Automatisierung
• Dokumentenmanagement
• Lieferantenportale
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• HR-Self-Service