Digitalisierung für Verbände und Vereine

Spezialisierte Lösungen für Verbände

Verbände und Vereine stehen vor besonderen Herausforderungen: Die Verwaltung großer Mitgliederzahlen, die Organisation von Kursen und Veranstaltungen sowie die Bereitstellung von Selbstservice-Portalen erfordern spezialisierte Lösungen. Mit über 15 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung von Verbänden kennen wir Ihre Anforderungen genau.

Mitgliederverwaltung

Moderne Mitgliederverwaltung geht weit über eine einfache Adressdatenbank hinaus:

• Zentrale Mitgliederdatenbank: Alle Informationen an einem Ort, inklusive Beitragshistorie, Zertifikate und Qualifikationen
• Beitragsverwaltung: Automatisierte Rechnungsstellung, Mahnwesen und Zahlungsabgleich
• Mitgliederportale: Selbstservice für Mitglieder zur Aktualisierung ihrer Daten und Einsicht in ihre Aktivitäten
• Mitgliederstatistiken: Umfassende Auswertungen für Vorstands- und Berichtszwecke
• Kommunikation: Integrierte Newsletter- und E-Mail-Funktionen für zielgerichtete Mitgliederansprache

Kursverwaltung und Buchungssysteme

Bildungszentren und Akademien benötigen flexible Kurssysteme:

• Kurskatalog: Übersichtliche Darstellung des Kursangebots mit Filterfunktionen
• Online-Buchung: Teilnehmer können Kurse selbstständig buchen und stornieren
• Ressourcenplanung: Automatische Verfügbarkeitsprüfung für Räume und Trainer
• Teilnehmerverwaltung: Anwesenheitslisten, Zertifikatsverwaltung, Prüfungsergebnisse
• Zahlungsintegration: Anbindung an gängige Zahlungssysteme (SEPA, PayPal, Kreditkarte)
• Wartelisten: Automatische Benachrichtigung bei frei werdenden Plätzen

Event-Management

Von der Jahreshauptversammlung bis zur großen Fachtagung:

• Veranstaltungskalender: Zentrale Übersicht aller Events mit Anmeldefunktion
• Anmeldemanagement: Online-Anmeldung mit individuellen Formularfeldern
• Catering & Logistik: Erfassung von Sonderwünschen, Allergien, Hotelreservierungen
• Badge-Druck: Automatische Generierung von Namensschildern und Teilnehmerausweisen
• Check-In-System: QR-Code-basiertes Check-In am Veranstaltungstag
• Evaluierung: Nachgelagerte Teilnehmerbefragungen und Auswertungen

Zertifikatsverwaltung

Professionelles Management von Qualifikationsnachweisen:

• Zertifikatsgenerierung: Automatische Erstellung auf Basis von Vorlagen
• QR-Code-Verifikation: Echtheitsprüfung durch Dritte möglich
• Ablaufmanagement: Automatische Erinnerungen bei auslaufenden Zertifikaten
• Archivierung: Langzeitarchivierung mit rechtssicherer Dokumentation
• Digitale Badges: Integration von Open Badges für digitale Kompetenznachweise

Integration bestehender Systeme

Ihre Verbandssoftware arbeitet nicht isoliert:

• Buchhaltung: Anbindung an DATEV, lexoffice oder andere Finanzsysteme
• E-Mail-Marketing: Integration von Mailchimp, CleverReach & Co.
• Video-Plattformen: Zoom, Microsoft Teams für Online-Kurse
• Payment-Provider: Stripe, PayPal, SEPA-Lastschrift
• Dokumentenmanagement: SharePoint, Nextcloud oder andere DMS

Typische Projektbeispiele

Wirtschaftsverband mit 5.000 Mitgliedern:
Mitgliederverwaltung mit Beitragsabrechnung, Kursportal und Event-Management
Projektzeitraum: 4-6 Monate | Investition: ab 52.000 €

Bildungszentrum mit 200 Kursen/Jahr:
Online-Buchungssystem, Ressourcenplanung, Zertifikatsverwaltung
Projektzeitraum: 3-4 Monate | Investition: ab 41.000 €

Berufsverband mit 1.500 Mitgliedern:
Mitgliederportal, Fortbildungsverwaltung, Online-Zahlungen
Projektzeitraum: 3-5 Monate | Investition: ab 36.000 €