Prozessautomatisierung: Effizienz neu definiert

Warum Prozessautomatisierung?

Manuelle Prozesse kosten Zeit, Geld und Nerven. Mit Intrexx automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und schaffen Transparenz über alle Abteilungen hinweg.

Typische Herausforderungen ohne Automatisierung:

• Genehmigungen bleiben liegen, Fristen werden übersehen
• Informationen verschwinden in E-Mail-Ketten
• Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen
• Fehlende Transparenz über Prozessstatus
• Hoher manueller Aufwand für Routineaufgaben

Unsere Automatisierungs-Services

1. Genehmigungsprozesse

Automatisierte Freigabe-Workflows für:

• Urlaubsanträge: Mehrstufige Genehmigung mit Vertretungsregelung
• Bestellungen: Budgetprüfung und automatische Weiterleitung
• Vertragsfreigaben: Eskalation bei Überschreitung von Fristen
• Rechnungsfreigabe: Automatischer Abgleich mit Bestellung

2. Dokumenten-Workflows

Intelligente Dokumentenverarbeitung:

• Eingangspost: Automatische Klassifizierung und Routing
• Vertragsmanagement: Erinnerungen bei Kündigungsfristen
• Archivierung: Regelbasierte, revisionssichere Ablage
• Versionskontrolle: Automatisches Tracking von Änderungen

3. Datenaustausch & Integration

Systemübergreifende Prozesse ohne Medienbrüche:

• ERP-Integration: Automatischer Datenabgleich
• CRM-Synchronisation: Bidirektionale Datenpflege
• API-Orchestrierung: Koordination mehrerer Systeme
• Batch-Jobs: Nächtliche Datenverarbeitung

4. Benachrichtigungen & Eskalationen

Nie wieder etwas vergessen:

• E-Mail-Benachrichtigungen: Bei Statusänderungen
• Push-Notifications: Auf mobilen Geräten
• Eskalations-Management: Bei Überschreitung von SLAs
• Digest-Mails: Zusammengefasste Übersichten

Beispiel-Workflows aus der Praxis

Urlaubsantrag-Workflow

Vorher: E-Mail an Vorgesetzten → manuelle Prüfung → Eintrag in Excel → Rückmeldung per E-Mail
Nachher: Online-Antrag → automatische Vertretungsprüfung → digitale Freigabe → automatische Kalender-Synchronisation

Zeitersparnis: 90%

Rechnungsfreigabe-Workflow

Vorher: Papierrechnung → manuelle Weiterleitung → Freigabe-Stempel → Buchung
Nachher: Digitale Rechnung → automatische Zuordnung zur Bestellung → digitale Freigabe → automatische Buchung

Zeitersparnis: 75%

Onboarding neuer Mitarbeiter

Vorher: Checklisten per E-Mail → manuelle Koordination → vergessene Aufgaben
Nachher: Automatischer Workflow mit Tasks für IT, HR, Fachabteilung → Tracking des Fortschritts

Zeitersparnis: 60%

Unser Vorgehensmodell

Phase 1: Prozessanalyse

• Workshop zur IST-Aufnahme
• Identifikation von Bottlenecks
• Optimierungsvorschläge
• ROI-Berechnung

Phase 2: Prozess-Design

• Visualisierung des SOLL-Prozesses
• Definition von Regeln und Eskalationen
• Abstimmung mit Stakeholdern
• Technisches Konzept

Phase 3: Implementierung

• Workflow-Entwicklung in Intrexx
• Integration mit Bestandssystemen
• Testing mit Anwendern
• Feintuning

Phase 4: Rollout & Optimierung

• Anwender-Schulung
• Produktiv-Start
• Monitoring der KPIs
• Kontinuierliche Verbesserung

Attraktive Automatisierungspakete

Quick Win: ab 11.500 €
Z.B. Urlaubsantrag + Beschaffungsprozess (1-2 Workflows)
💰 Schneller ROI durch effiziente Umsetzung

Standard-Automatisierung: ab 29.000 €
Z.B. komplettes Vertragsmanagement mit Integration (3-5 Workflows)
💰 Bis zu 25% günstiger als andere Intrexx Partner

Enterprise-BPM: ab 72.000 €
Abteilungsübergreifende Prozesse mit komplexen Integrationen (10+ Workflows)
💰 Preisführer bei komplexen Prozessautomatisierungen