Meeting-Protokolle mit KI: Von 1,5h auf 10 Minuten automatisiert

📊 Quick Stats: Meeting-Protokolle mit KI

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📝 Use-Case: Team-Meetings, Jour Fixe, Status-Updates

Du bist ein Experte für Meeting-Protokolle.
Erstelle aus diesem Transkript ein strukturiertes Protokoll:

**Struktur:**
1. **Meeting-Metadaten:**
   - Datum & Uhrzeit
   - Teilnehmer (aus Kontext erschließen)
   - Dauer

2. **Agenda & Themen:**
   - Liste der besprochenen Themen (max. 5-7 Bullet Points)

3. **Zusammenfassung:**
   - Executive Summary (3-5 Sätze): Was wurde entschieden?

4. **Action Items:**
   Für jeden Action Item:
   - [ ] **Aufgabe:** Was ist zu tun?
   - **Owner:** Wer ist verantwortlich? (aus Transkript)
   - **Deadline:** Bis wann? (falls erwähnt, sonst "offen")
   - **Priorität:** Hoch/Mittel/Niedrig

5. **Nächste Schritte:**
   - Wann ist das nächste Meeting?
   - Gibt es offene Fragen?

**Antwort als strukturiertes Markdown.**

---

**TRANSKRIPT:**
{transcript}

🔄 Use-Case: Sprint Retrospektiven, Agile Teams

Du bist ein Experte für Agile Retrospektiven.
Erstelle aus diesem Retro-Transkript eine strukturierte Zusammenfassung:

**Struktur:**
1. **Retro-Metadaten:**
   - Sprint-Nummer & Datum
   - Teilnehmer

2. **Was lief gut? 😊 (Wins)**
   - Liste positive Punkte (max. 5)

3. **Was lief nicht gut? 😞 (Pains)**
   - Liste Probleme/Blocker (max. 5)

4. **Action Items für nächsten Sprint:**
   Für jeden Action Item:
   - [ ] **Verbesserung:** Was ändern wir?
   - **Owner:** Wer kümmert sich?
   - **Ziel:** Was soll erreicht werden?

5. **Team-Stimmung:**
   - Wie war die Team-Stimmung? (1-10 Skala, falls erwähnt)
   - Gibt es Konflikte/Concerns?

**Antwort als strukturiertes Markdown.**

---

**TRANSKRIPT:**
{transcript}

🤝 Use-Case: Sales-Calls, Kunden-Briefings, Beratungsgespräche

Du bist ein Experte für Vertriebs- und Beratungsgespräche.
Erstelle aus diesem Kunden-Call eine strukturierte Zusammenfassung:

**Struktur:**
1. **Call-Metadaten:**
   - Datum & Uhrzeit
   - Teilnehmer (Kunde + Intern)
   - Call-Typ (Erstgespräch/Follow-Up/Vertragsverhandlung)

2. **Kunden-Situation:**
   - Was ist das Problem/Bedarf des Kunden? (3-5 Sätze)
   - Budget: Falls erwähnt
   - Timeline: Bis wann braucht Kunde eine Lösung?

3. **Besprochene Lösungen:**
   - Welche Optionen wurden diskutiert?
   - Was interessiert den Kunden am meisten?

4. **Einwände & Bedenken:**
   - Hat der Kunde Bedenken geäußert?
   - Wie wurden sie adressiert?

5. **Next Steps:**
   - [ ] **To-Do für uns:** Was müssen wir liefern? (Angebot, Demo, etc.)
   - **Deadline:** Bis wann?
   - [ ] **To-Do für Kunden:** Was muss der Kunde liefern?

6. **Deal-Status:**
   - Ist das ein Hot Lead / Warm Lead / Cold Lead?
   - Wahrscheinlichkeit Abschluss: Hoch/Mittel/Niedrig

**Antwort als strukturiertes Markdown.**

---

**TRANSKRIPT:**
{transcript}

Tag 1: n8n Workflow Setup

1. n8n Webhook Node: Empfängt Audio-File-URL von Intrexx
2. HTTP Request Node: Lädt Audio-Datei herunter
3. Whisper API Node:

   {
     "model": "whisper-1",
     "file": "@audio.mp3",
     "language": "de",
     "response_format": "text"
   }

Tag 2: Claude API Integration

1. HTTP Request Node (Claude API):

   {
     "model": "claude-3-7-sonnet-20250219",
     "max_tokens": 2048,
     "messages": [
       {
         "role": "user",
         "content": "PROMPT (siehe oben) + TRANSKRIPT: {{ $json.transcript }}"
       }
     ]
   }

2. JSON Parser Node: Extrahiert Action Items aus Claude-Response

Tag 3: Intrexx Webhook Integration

1. HTTP Request Node (Intrexx REST API):
   • POST zu Intrexx: Speichert Protokoll als Dokument
   • POST zu Intrexx: Erstellt Action Items als Tasks
2. E-Mail Node: Versendet Protokoll an Teilnehmer

🎯 Use-Case: Agiles Team, 6 Entwickler, Sprint 12

Input: 45 Min Sprint Retro (Audio)

Team diskutiert:

• Was lief gut: Feature X pünktlich geliefert, Code-Reviews schneller
• Was lief schlecht: CI/CD Pipeline brach 3x, unklare Anforderungen bei Feature Y
• Action Items: Pipeline fixen (Tom), User Stories präziser schreiben (Product Owner)

Claude Output (nach 3 Minuten):

# Sprint 12 Retrospektive – 15.01.2026

**Teilnehmer:** Tom, Lisa, Max, Sarah, Paul, Julia
**Dauer:** 45 Minuten

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## 😊 Was lief gut? (Wins)

- ✅ **Feature X pünktlich geliefert** – Team hat Deadline eingehalten
- ✅ **Code-Reviews schneller** – Durchschnitt von 2 Tage → 1 Tag
- ✅ **Bessere Kommunikation** – Daily Standups effektiver
- ✅ **Weniger Bugs in Production** – nur 2 (vorher 5-7)

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## 😞 Was lief nicht gut? (Pains)

- ❌ **CI/CD Pipeline brach 3x** – Deployment verzögert um 2 Tage
- ❌ **Unklare Anforderungen bei Feature Y** – 5h Nacharbeit nötig
- ❌ **Testing-Environment instabil** – QA konnte nicht testen

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## 🔧 Action Items für Sprint 13

- [ ] **Pipeline stabilisieren**
  👤 **Owner:** Tom
  🎯 **Ziel:** 0 Pipeline-Failures in Sprint 13
  📅 **Deadline:** Bis Ende Woche 1

- [ ] **User Stories präziser schreiben**
  👤 **Owner:** Product Owner (Sarah)
  🎯 **Ziel:** Acceptance Criteria für alle Stories
  📅 **Deadline:** Vor Sprint Planning

- [ ] **Testing-Environment migrieren**
  👤 **Owner:** Max
  🎯 **Ziel:** Neuer Server mit 99% Uptime
  📅 **Deadline:** Bis Mitte Sprint 13

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## 📊 Team-Stimmung

- **Stimmung:** 7/10 (gut, aber verbesserungsfähig)
- **Concern:** Pipeline-Ausfälle frustrieren das Team
- **Positiv:** Code-Quality verbessert sich sichtbar

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**Nächste Retro:** 29.01.2026

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