Ab 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für E-Rechnungen.
Sie gilt für jedes Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; eine PDF-Rechnung genügt dann nicht mehr. Maßgeblich ist das Jahr 2026, also das laufende. Wer heute weiß, wo er landet, weiß auch, dass die Frist für ihn gilt.
Noch 65 Tage bis zum 1. Januar 2027.
Rechnungseingang beim Bayerischen Bauindustrieverband umgesetzt · Zuletzt aktualisiert am 23.10.2026
Drei Termine, der erste ist bereits verstrichen.
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1. Januar 2025verstrichen
Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen.
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1. Januar 2027in 65 Tage
Sie müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag. Für alle anderen Unternehmen gilt bis zum 31. Dezember 2027 noch eine Übergangsfrist.
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1. Januar 2028folgt
Dieselbe Pflicht gilt für alle übrigen inländischen Unternehmen.
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Formate
XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), jeweils nach der Norm EN 16931. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch kein digital signiertes.
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Ausgenommen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG) und das Geschäft mit Endkunden. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
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Quellen
Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung · Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung. Zuletzt aktualisiert am 23.10.2026. Die Seite ersetzt keine Steuerberatung.
Betrifft das Ihr Unternehmen?
Drei kurze Fragen, die Auswertung erscheint sofort. Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser; gezählt wird höchstens die Ergebniskategorie, und nur mit Ihrer Einwilligung in die Statistik.
Eine E-Rechnung ist kein digitales Dokument, sondern ein Datensatz.
| Was viele denken | Was tatsächlich gilt |
|---|---|
| Wir verschicken doch schon PDFs, also sind wir digital. | Ein PDF ist das Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine Datei, die ein System lesen kann, ohne sie anzusehen. |
| Wir haben die Pflicht seit 2025 gelöst, wir drucken die Eingänge aus. | Ausgedruckte Eingänge nutzen die Daten nicht und genügen für die Aufbewahrung nicht, weil die Datei im Originalformat abgelegt werden muss. |
| Unsere Software kann das bestimmt, das klären wir im Dezember. | Ob die Software den Empfang genauso abdeckt wie den Versand, lässt sich vorher prüfen. Gegen Ende des Jahres sind Umsetzungstermine knapp. |
Der Punkt, der am meisten kostet: Die Umstellung ist eine Pflicht, die man abhaken kann. Sie ist zugleich der Moment, in dem Ihre Rechnungsprozesse ohnehin angefasst werden. Wer nur die Pflicht erfüllt, zahlt den Aufwand und gewinnt nichts dazu.
Drei Aufgaben, in dieser Reihenfolge.
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1 · Empfang
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien werden automatisch gelesen, geprüft und ins System übergeben. Wer hier manuell arbeitet, hat danach mehr Aufwand als vorher.
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2 · Ausgang
Ihre Rechnungen entstehen im geforderten Format, und zwar in dem System, in dem sie ohnehin erstellt werden. Es gibt keinen zweiten Weg und kein Exportskript, das jemand monatlich startet.
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3 · Archiv
Eingang und Ausgang werden revisionssicher nach GoBD im Originalformat abgelegt. Der Ausdruck einer XRechnung ist kein Archiv.
Ein neues ERP ist dafür in der Regel nicht nötig. Meist besteht die Aufgabe darin, das, was Sie haben, mit dem zu verbinden, was ankommt.
Technische Details für Ihre IT
Rechnungseingang beim Bayerischen Bauindustrieverband
Eingangsrechnungen kamen in drei Formaten an: XRechnung, ZUGFeRD und PDF, und wurden von Hand erfasst. Heute wird das Format automatisch erkannt, die Rechnungsdaten werden ausgelesen und für die Buchung in Microsoft Dynamics 365 vorbereitet. PDF-Rechnungen laufen über eine KI-gestützte Erkennung durch denselben Weg, und die Archivierung erfolgt GoBD-konform.
Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf Prüffälle und Abweichungen.
Sie fassen den Prozess ohnehin an. Einmal.
Wenn der Rechnungseingang automatisch gelesen wird, liegen die Daten strukturiert vor. Darauf lassen sich Freigabewege nach Betrag, die Budgetprüfung beim Eingang, die Skonto-Überwachung und ein schneller Blick auf offene Posten aufbauen, die vorher kaum bezahlbar waren.
Wer nur die Pflicht erfüllt, hat danach dasselbe wie vorher. Wer die Daten nutzt, entlastet die Buchhaltung dauerhaft.
Der Digitalbonus Bayern kann bis zur Hälfte der Kosten übernehmen.
Der Digitalbonus Bayern fördert Digitalisierungsvorhaben kleiner Unternehmen mit bis zu 50 % der zuwendungsfähigen Ausgaben: im Standard bis 7.500 €, beim Digitalbonus Plus bis 30.000 €. Voraussetzung sind eine Betriebsstätte in Bayern, ein gewerbesteuerpflichtiges Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern (Vollzeitäquivalente) und ein Jahresumsatz von höchstens 10 Millionen €. Freiberufler sind nicht antragsberechtigt. Das Programm läuft bis zum 31. Dezember 2027.
Zwei Bedingungen, an denen es meistens scheitert: Das Vorhaben darf noch nicht begonnen haben; als Beginn gilt bereits die verbindliche Bestellung oder Beauftragung. Und den Antrag stellt das Unternehmen selbst online, mit seinem ELSTER-Unternehmenskonto.
Was ich beitrage: ein Angebot in der Form, die der Antrag braucht, und die Reihenfolge im Blick, damit die Förderung nicht am Zeitpunkt scheitert.
Quelle: Richtlinien zum Förderprogramm „Digitalbonus“, Stand der Prüfung 23.10.2026. Fördermittel können sich ändern; bitte vor einer Entscheidung auf digitalbonus.bayern prüfen.
Vier Einwände, die hier häufig kommen.
Das macht doch unser Steuerberater.
Ihr Steuerberater sagt Ihnen, was gelten muss. Er baut nicht den Weg, auf dem die Datei in Ihr System gelangt. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und bei der zweiten unterstütze ich Sie.
Unser ERP-Anbieter hat ein Update angekündigt.
Dann prüfen Sie zwei Dinge: ob das Update den Empfang genauso abdeckt wie den Versand und ob es vor dem Termin erscheint, an dem Sie es brauchen. Beide Antworten sollten Sie sich schriftlich geben lassen.
Wir haben nur wenige Rechnungen im Monat.
Die Pflicht gilt unabhängig von der Menge. Bei kleinen Mengen ist die Umstellung meist günstiger, und häufig reicht eine schlanke Lösung. Wenn mehr nicht nötig ist, sage ich Ihnen das.
Wir warten, bis sich das eingespielt hat.
Das ist bis Ende 2026 nachvollziehbar. Ab dem 1. Januar 2027 gilt eine Rechnung, die nicht im vorgeschriebenen Format ausgestellt wird, bei Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz nicht mehr als ordnungsgemäß. Was das für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden bedeutet, klärt Ihr Steuerberater.
Zeigen Sie mir, wie eine Rechnung heute bei Ihnen ankommt.
In 45 Minuten besprechen wir, was mit einer Eingangsrechnung bei Ihnen geschieht, vom Posteingang bis zur Buchung, wo dieser Weg die Anforderungen nicht mehr erfüllt und was der kürzeste Weg zur Umsetzung ist. Sie erhalten eine erste fachliche Einschätzung – ohne Verkaufspräsentation und ohne Verpflichtung.
Ein paar Angaben zu Ihrem Anliegen – anschließend wählen Sie einen passenden Termin.
Sie möchten direkt Kontakt aufnehmen? info@himmelblau-digital.de · +49 176 46000861