Erfolgsgeschichten aus der Praxis

Digitales Baustellenmanagement für Bauunternehmen

Branche: Bauindustrie

Aus der eigenen Verantwortung im Unternehmen, kein Kundenprojekt: verantwortet als Angestellter dieses Bauunternehmens, nicht als externer Berater.

Ausgangssituation:
Ein mittelständisches Bauunternehmen verwaltete Baustellen, Mängel und Bautagebücher über Excel-Listen und Papierformulare. Informationen erreichten die Zentrale oft erst mit Tage Verzögerung, was zu Missverständnissen und Mehraufwand führte.

Herausforderungen:

• Kein Echtzeit-Zugriff auf Baustellendaten
• Mehrfache manuelle Dateneingabe (Büro + Baustelle)
• Ineffiziente Mängelverwaltung und Nachverfolgung
• Keine zentrale Dokumentenablage für Baustellenfotos
• Fehlende mobile Verfügbarkeit für Bauleiter vor Ort

Die Lösung:
Entwicklung einer mobilen Baustellenmanagement-App mit Intrexx, die alle relevanten Prozesse digitalisiert:

• Digitales Bautagebuch: Erfassung von Wetter, Personal, Material und Arbeitsfortschritt direkt auf dem Tablet
• Mängelverwaltung: Foto-basierte Erfassung, automatische Workflows zur Nachverfolgung
• Zeiterfassung: Mobile Arbeitszeiterfassung für Baustellenmitarbeiter
• Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage aller Baupläne, Fotos und Protokolle
• Offline-Fähigkeit: Arbeiten ohne Internetverbindung, automatische Synchronisation

Technische Integration:

• Anbindung an das bestehende ERP-System
• GPS-Integration für standortbasierte Funktionen
• Foto-Upload mit automatischer Komprimierung
• PDF-Generierung für Bautagebücher und Berichte

CRM-Refresh mit KI-Unterstützung — Landesverband der Bauindustrie

Branche: Wirtschaftsverbände | laufendes Mandat

Ausgangssituation:
Einer der größten Wirtschaftsverbände Deutschlands: Tarifpartner, Interessenvertretung und Träger zweier überbetrieblicher Ausbildungszentren. Mitglieder sind mittelgroße bis große Bauunternehmen, keine Einzelpersonen — hinter jeder Mitgliedschaft stehen entsprechend viele Beschäftigte, Baustellen und Auszubildende.

Ein CRM auf Basis von Intrexx war bereits im Einsatz — und es funktionierte. Es war nur in die Jahre gekommen: Die Eingabemasken stammten aus einer Zeit, in der niemand sie auf einem Tablet geöffnet hat.

Was wir gemacht haben:

• Eingabemasken neu gestaltet und auf heutige Anforderungen abgestimmt — durchgehend responsiv, auch auf dem Tablet bedienbar
• KI-gestützte Zusammenfassung der letzten Kontaktpunkte: Wer einen Kontakt oder dessen Firma öffnet, bekommt auf Wunsch zusammengefasst, was zuletzt gelaufen ist — statt sich durch die Historie zu lesen

Wofür das im Alltag zählt: Die Vorbereitung auf einen Termin. Früher hieß das, sich durch Notizen, Mails und Aktivitäten zu arbeiten und zu hoffen, nichts Wichtiges zu übersehen. Jetzt steht der Stand in ein paar Sätzen da — und wer tiefer einsteigen will, hat die Historie weiterhin darunter.

Auf Wunsch vermittle ich ein Referenzgespräch.

Kurs- und Seminarverwaltung für zwei Ausbildungszentren

Branche: Berufliche Bildung | Projektdauer: 3 Monate | Teil desselben Verbandsmandats

Der Verband aus der vorigen Fallstudie betreibt zwei überbetriebliche Ausbildungszentren. Für deren Kursbetrieb entstand ein eigenes System — fachlich abgegrenzt, aber auf demselben Datenstamm wie die Mitgliederverwaltung. Beide Standorte arbeiten darin, ohne ihre Belegung getrennt zu pflegen.

Ausgangssituation:
Über 200 Kurse pro Jahr wurden an beiden Standorten mit Anmeldungen, Dozenten, Räumen und Teilnehmern über Excel-Tabellen und Papierformulare verwaltet. Die Planung war fehleranfällig und zeitintensiv.

Herausforderungen:

• Keine automatische Überschneidungsprüfung für Räume und Dozenten — erst recht nicht über beide Standorte hinweg
• Manuelle Rechnungsstellung für jeden Teilnehmer
• Zeitaufwändige Teilnehmerverwaltung
• Keine Online-Buchungsmöglichkeit für Interessenten
• Fehlende Übersicht über Auslastung und Profitabilität

Unsere Lösung:
Ein Kursmanagementsystem, das an die bestehende Verbandslandschaft andockt:

• Online-Kurskatalog: Öffentlich einsehbar, mit Suche und Filtern
• Online-Buchung: Direkte Anmeldung mit Verfügbarkeitsprüfung
• Ressourcenplanung: Räume und Dozenten beider Zentren mit automatischer Kollisionsprüfung
• Teilnehmermanagement: Anwesenheitslisten, Zertifikatserstellung
• Abrechnung: Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung, angebunden an Dynamics 365

Weil Mitgliederverwaltung und Kursbetrieb denselben Datenstamm teilen, greifen Mitgliedspreise und externe Preise automatisch — ohne dass jemand den Status an zwei Stellen nachträgt. Das ist der eigentliche Hebel, nicht die Buchungsmaske.

Was sich geändert hat:

• Mindestens 300.000 Euro günstiger als die reine Migration des alten ERP
• Kein Papier mehr zwischen den Beteiligten — Änderungen sind sofort live, statt auf dem Weg von Schreibtisch zu Schreibtisch zu veralten
• Belegung und Auslastung jederzeit einsehbar — für beide Standorte, ohne Rückfrage in der Verwaltung

Weitere Kennzahlen nennen wir hier bewusst nicht: Sie wurden im Projekt nicht erhoben. Was wir nicht gemessen haben, behaupten wir auch nicht.

„Statt unser altes monolithisch konzipiertes ERP samt aufwändiger Sonderprogrammierungen eins zu eins zu migrieren, haben wir die Prozesse zur Kursverwaltung auf eine eigene Plattform gelegt und Dynamics 365 im Standard gelassen. Das war deutlich günstiger, die Kolleginnen und Kollegen arbeiten gern mit den neuen Masken und wir bleiben flexibel. Auf derselben Grundlage haben wir seitdem auch den Eingangsrechnungslauf und die Mitgliederbetreuung digitalisiert.“

Auf Wunsch vermittle ich ein Referenzgespräch.

→ Die Kursverwaltung im Detail, inklusive Dynamics-365-Anbindung und dem Kostenvergleich zur reinen Migration