Die Herausforderung
Einer der größten Wirtschaftsverbände Deutschlands: Tarifpartner, Interessenvertretung und Träger zweier überbetrieblicher Ausbildungszentren, in denen der Nachwuchs für Ausbildungsberufe der Baubranche ausgebildet wird. Mitglieder sind mittelgroße bis große Bauunternehmen, keine Einzelpersonen — hinter jeder Mitgliedschaft stehen entsprechend viele Beschäftigte und Baustellen. Als zentrale Plattform zur Digitalisierung diente jahrelang Microsoft Dynamics AX 2009.
Die kritischen Probleme:
- Teure ERP-Anpassungen: Neben finanztypischen Kernprozessen wurden auch viele administrative Aufgaben wie Kursplanung, Teilnehmereinteilung und Zertifikatswesen direkt im ERP-System abgebildet
- Schwerfälliges System: Das hochkomplexe ERP-System war nicht für schlanke Verwaltungsprozesse optimiert
- Geringe Benutzerfreundlichkeit: Verwaltungsmitarbeiter mussten sich durch komplexe ERP-Masken navigieren
- Migrationsdilemma: Upgrade zu Dynamics 365 F&O stand an – erneute teure Individualentwicklung drohte
Die Lösung: Zwei-Säulen-Strategie
In Zusammenarbeit mit himmelblau.digital wurde eine elegante Lösung entwickelt: Klare Trennung der Systeme nach ihren Stärken.
Microsoft Dynamics 365
Reines Finanz- und Buchhaltungssystem
Intrexx Low-Code
Flexible Admin-Plattform für Kursverwaltung
Systemarchitektur & Prozessablauf
1. Führendes System: Intrexx
Stammdatenverwaltung: Alle Kursteilnehmer werden in Intrexx erfasst und verwaltet. Sobald ein Teilnehmer gespeichert wird, legt ein automatisierter Workflow diesen sofort als Debitor in Dynamics 365 an.
2. Automatische Synchronisation
Echtzeit-Integration: Änderungen an Teilnehmerdaten werden automatisch zwischen beiden Systemen synchronisiert. ODATA-Schnittstellen sorgen für nahtlose Kommunikation.
3. Verwaltungsprozesse in Intrexx
Der gesamte Lebenszyklus findet in Intrexx statt:
- Kursplanung und -verwaltung
- Teilnehmer-Einladungen (Integration mit dox42)
- Zimmerzuweisung für Internatsunterbringung
- Abschlusszertifikate generieren
4. Produktstammdaten aus Dynamics
Nächtlicher Import: Dynamics 365 bleibt führendes System für Produkte und Leistungen (Teilnahmegebühren, Verpflegung, etc.). Intrexx importiert diese automatisch jede Nacht.
5. Rechnungsstellung
Nach Kursabschluss werden in Intrexx "Aufträge" erstellt, die Teilnehmer mit beliebigen Rechnungsempfängern verknüpfen (Firma, Arbeitsagentur, Privat). Diese werden automatisch als Buchungssätze an Dynamics übergeben.
Die Ergebnisse
Kosten
- Mindestens 300.000 Euro günstiger als die reine Migration des alten ERP
- Wartungskosten deutlich reduziert
Prozesse
- Stammdaten und Rechnungsausgang werden automatisch an Dynamics 365 übergeben
- Passgenaue Benutzeroberflächen
Benutzer
- Höchste Zufriedenheit bei Verwaltungsmitarbeitern
- Intuitive, webbasierte Umgebung
Technik
- Klare Systemtrennung vereinfacht Wartung
- Updatefähige Architektur
„Statt unser altes monolithisch konzipiertes ERP samt aufwändiger Sonderprogrammierungen eins zu eins zu migrieren, haben wir die Prozesse zur Kursverwaltung auf eine eigene Plattform gelegt und Dynamics 365 im Standard gelassen. Das war deutlich günstiger, die Kolleginnen und Kollegen arbeiten gern mit den neuen Masken und wir bleiben flexibel. Auf derselben Grundlage haben wir seitdem auch den Eingangsrechnungslauf und die Mitgliederbetreuung digitalisiert.“
Eingesetzte Technologien
Intrexx
Low-Code Plattform für Verwaltungsprozesse
Dynamics 365 F&O
ERP-System für Finanzen
ODATA
REST-API für Echtzeit-Integration
dox42
Reporting & Dokumentengenerierung
Workflows
Automatisierte Prozesse
Nightly Jobs
Automatische Datensynchronisation
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Projekt-Facts
- Branche: Berufsverband
- Projektdauer: 6 Monate
- Team: 2 Entwickler + 1 Architekt
- Technologie: Intrexx + Dynamics 365
- Integration: ODATA REST-API
- ROI: <12 Monate
Herausforderungen
- Teure ERP-Anpassungen vermeiden
- Benutzerfreundlichkeit verbessern
- Echtzeit-Synchronisation
- Nahtlose Migration
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