KI für Unternehmen: vom Chatfenster in Ihre Geschäftsprozesse
Copilot, Langdock und andere Company GPTs machen jeden Einzelnen schneller. Die großen Effizienzgewinne entstehen, wenn die KI im Hintergrund in Ihren Abläufen mitarbeitet, etwa Rechnungen ausliest oder einen Vorgang zusammenfasst, bevor jemand ihn übernimmt. Entschieden wird weiterhin von Ihren Leuten.
- KI im Rechnungseingang und im CRM beim Bayerischen Bauindustrieverband
- DSGVO-konform, Modelle in der EU
- Ihre vorhandene KI lässt sich anbinden
Company GPTs: KI am Arbeitsplatz mit Copilot, Langdock und Co.
KI für Unternehmen beginnt meist mit einem Company GPT. Das ist ein Chat wie ChatGPT, nur im eigenen Unternehmenskonto, mit Regeln für Datenschutz und Zugriffe. Ihre Mitarbeitenden lassen sich E-Mails entwerfen, Texte zusammenfassen, Tabellen erklären oder Ideen sortieren.
Microsoft 365 Copilot ist darüber hinaus direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingebaut. Man muss kein neues Programm öffnen, und genau das macht ihn so beliebt. In vielen Microsoft-365-Abos ist der Copilot Chat inzwischen ohne Aufpreis enthalten. Wer will, dass Copilot auch auf die Unternehmensdaten zugreift, braucht eine Zusatzlizenz.
Langdock aus Berlin bündelt Sprachmodelle mehrerer Anbieter in einer Oberfläche, mit Hosting in der EU. ChatGPT gibt es als Unternehmensversion direkt von OpenAI.
Das Ziel dieser Werkzeuge: Jede und jeder Einzelne arbeitet schneller. Das ist ein guter erster Schritt, und er ist schnell gemacht.
Laut Bitkom setzen inzwischen 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, ein Jahr zuvor waren es 36 Prozent.¹
Ein Chat macht Menschen schneller. Den Ablauf ändert er nicht.
Ein Company GPT hilft dem, der ihn gerade fragt. Der Prozess drumherum bleibt derselbe. Die Rechnung kommt weiterhin per E-Mail, jemand öffnet sie, kopiert die Daten in den Chat und das Ergebnis wieder zurück ins System.
Wie viel das bringt, hängt davon ab, wer daran denkt und wie gut er fragt. Und die Antwort kennt nur, was man ihr gerade hineinkopiert hat. Ihr ERP, Ihr DMS und Ihr CRM sieht sie nicht.
Laut derselben Bitkom-Umfrage schöpfen nach eigener Einschätzung nur 3 Prozent der Unternehmen das Potenzial von KI eher stark aus.¹
KI in Geschäftsprozessen: die KI arbeitet im Hintergrund mit
Spannender wird es, wenn die KI direkt in Ihre Workflows und Geschäftsprozesse kommt. Dann ist sie ein Schritt im Ablauf, an genau der Stelle, an der heute jemand liest, abtippt oder zusammenfasst. Niemand muss daran denken, sie zu fragen.
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Rechnungen automatisch auslesen
Eine PDF-Rechnung kommt an. Die KI liest Lieferant, Beträge und Positionen aus und legt sie im richtigen Vorgang ab. XRechnung und ZUGFeRD laufen durch denselben Weg. Ihre Buchhaltung prüft nur noch und gibt frei.
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Datenanalyse mit KI: Zusammenfassungen in Tickets und CRM
Bevor jemand einen Kundenvorgang oder ein Ticket übernimmt, fasst die KI den Verlauf zusammen: letzte Kontakte, offene Punkte, Absprachen. Wer übernimmt, ist sofort im Bild, auch nach dem Urlaub der Kollegin. So läuft es im CRM des Bayerischen Bauindustrieverbands.
Erst wenn die KI im Hintergrund in den Geschäftsprozessen läuft, erzielen Unternehmen große Effizienzgewinne.
KI im Rechnungseingang und im CRM beim Bayerischen Bauindustrieverband
Früher ist beim Verband eine Rechnung auf Papier zwischen Geschäftsstelle, Zentrum und Buchhaltung gewandert, und für jede Freigabe brauchte es eine Unterschrift. Heute liest die KI eingehende PDF-Rechnungen automatisch und DSGVO-konform aus. XRechnung und ZUGFeRD laufen durch denselben Freigabeweg bis zur Buchung in Microsoft Dynamics 365. Die Buchhaltung tippt keine Rechnungen mehr ab. Sie prüft nur noch.
Auch das bestehende CRM des Verbands hat eine neue Oberfläche und eine KI-Zusammenfassung bekommen. Wer einen Vorgang öffnet, sieht zuerst, was bisher passiert ist.
Die KI läuft auf Microsoft Foundry (früher Azure AI Foundry), also dort, wo der Verband ohnehin seine Infrastruktur in Azure betreibt. Die Kosten lassen sich laufend überwachen und begrenzen.
So kommt die KI in Ihren Prozess
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1 · Aufnehmen
Ich schaue mir an, wie der Ablauf heute wirklich läuft, mit den Leuten, die täglich damit arbeiten.
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2 · Ausmisten
Was dabei keiner braucht, digitalisiere ich gar nicht erst.
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3 · Die Stelle für die KI festlegen
Wo wiederholt sich etwas, das heute jemand liest, abtippt oder zusammenfasst? Dort setzt die KI an. Wo sie nichts bringt, lasse ich sie weg und sage Ihnen das auch.
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4 · Umsetzen und anbinden
Die KI wird ein Schritt im Workflow, angebunden an Ihr ERP, DMS oder CRM. Spätestens nach sechs Wochen läuft Ihr erster Prozess. Oft schon nach drei.
KI-Integration: DSGVO-konform und mit dem Modell Ihrer Wahl
Sie nutzen bereits eine KI, etwa Copilot? Dann wird genau diese angebunden. Noch nicht? Dann wählen Sie aus einer breiten Auswahl an Modellen, in der EU gehostet, mit kalkulierbaren Kosten: Sie sehen den Verbrauch laufend und können ihn begrenzen. Die Workflows sind so gebaut, dass Sie Modell und Anbieter später wechseln können, ohne den Prozess neu zu bauen.
Die Daten bleiben dort, wo sie hingehören, in Ihren Systemen. Die KI bekommt für jeden Schritt nur, was sie dafür braucht.
Häufige Fragen zu KI im Unternehmen
Was ist ein Company GPT?
Ein KI-Chat wie ChatGPT, den ein Unternehmen für seine Mitarbeitenden bereitstellt: mit eigenem Konto, Regeln für Datenschutz und zentraler Verwaltung. Bekannte Beispiele sind Microsoft 365 Copilot, Langdock und ChatGPT in der Unternehmensversion.
Reicht Microsoft Copilot für unser Unternehmen?
Für die tägliche Arbeit am Schreibtisch ist Copilot ein gutes Werkzeug, vor allem wenn Sie ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten. Damit eine Rechnung, ein Ticket oder ein Antrag von selbst weiterläuft, muss die KI in den Ablauf eingebaut werden. Wer auf Microsoft setzt, kann sie dafür in der eigenen Azure-Umgebung betreiben, so wie der Bayerische Bauindustrieverband.
Ist KI im Unternehmen DSGVO-konform möglich?
Ja. Die Modelle laufen in der EU, und jeder Workflow gibt der KI nur die Daten, die sie für ihren Schritt braucht. Welche Daten das sind, legen wir gemeinsam fest, bevor etwas gebaut wird.
Wer entscheidet am Ende, die KI oder wir?
Ihre Leute. Die KI liest aus und bereitet vor. Freigaben und Entscheidungen bleiben bei den Menschen, die heute dafür zuständig sind.
Was kostet KI im Unternehmen?
Die laufenden Kosten der KI hängen davon ab, wie viel sie verarbeitet. Sie sehen den Verbrauch jederzeit und können ihn begrenzen.
Womit fangen wir am besten an?
Mit einem Prozess, der oft vorkommt und bei dem heute jemand liest und abtippt. Der Rechnungseingang ist in vielen Betrieben ein guter Kandidat.
Binden wir uns an einen KI-Anbieter?
Die Workflows sind so gebaut, dass sich Modell und Anbieter austauschen lassen. Kommt ein besseres oder günstigeres Modell, wird es angebunden, und der Prozess läuft weiter wie bisher.
Jeder geordnete Prozess ist ein Prozess, in dem KI mitarbeiten kann
KI ist die oberste Stufe. Sie braucht feste Abläufe und eine gemeinsame Datenbasis darunter. Wer heute einen Prozess ordnet, kann morgen die KI darin einsetzen, und jeder weitere Prozess geht schneller als der erste.
Sie entscheiden nach jedem Schritt, ob es weitergeht. Das Ergebnis gehört Ihnen.
Lieber schreiben oder anrufen: info@himmelblau-digital.de · +49 176 46000861
¹ Bitkom, Pressemitteilung vom 14.09.2026, 603 befragte Unternehmen ab 20 Beschäftigten.