Die Herausforderung
Unternehmen stehen vor einer wachsenden Herausforderung: Eingangsrechnungen kommen in verschiedenen Formaten und müssen manuell in ERP-Systeme übertragen werden.
X-Rechnung (XML)
Strukturierte elektronische Rechnung nach EU-Standard – ab 2025 Pflicht für B2G
ZUGFeRD
Hybrid-Format: PDF mit eingebetteten strukturierten Daten
Standard-PDF
Klassische Rechnungen ohne strukturierte Daten – benötigt KI-Extraktion
Manuelle Erfassung
Zeitaufwendig, fehleranfällig und teuer
Das Problem: Mitarbeiter müssen Rechnungsdaten manuell abtippen, Fehler schleichen sich ein, Prozesse dauern Tage statt Minuten. Das bindet Arbeitszeit in der Buchhaltung.
Die Lösung: Intelligente Multi-Format-Verarbeitung
Entwicklung eines integrierten Rechnungsprüfungssystems mit Intrexx, das alle gängigen Formate automatisch verarbeitet und direkt an Microsoft Dynamics 365 F&O übergibt.
Automatisierter Prozessablauf
1. Eingang
E-Mail oder Upload
2. KI-Extraktion
Automatische Datenerkennung
3. Validierung
Plausibilitätsprüfung
4. ERP-Export
Dynamics 365 F&O
Format-spezifische Verarbeitung
- X-Rechnung: Direktes Parsing der strukturierten XML-Daten, vollautomatisch
- ZUGFeRD: Extraktion der eingebetteten XML-Daten aus dem PDF-Container
- Standard-PDF: KI-gestützte OCR-Extraktion von Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Lieferant, MwSt.
Intelligente Validierung & Freigabe
Nach erfolgreicher Extraktion durchläuft jede Rechnung einen mehrstufigen Validierungsprozess:
- Plausibilitätsprüfung: Sind Rechnungsbetrag und MwSt. korrekt?
- Duplikatserkennung: Wurde die Rechnung bereits erfasst?
- Lieferantenabgleich: Ist der Lieferant im System bekannt?
- Freigabe-Workflow: Automatische Weiterleitung an zuständigen Genehmiger
- Budget-Prüfung: Optional: Abgleich mit Bestellungen und Budgets
Die Ergebnisse
Effizienz
- Rechnungen kommen automatisch aus dem Postfach
- X-Rechnung und ZUGFeRD werden direkt gelesen, PDFs liest eine KI aus
- Ein Freigabeweg, der Status jeder Rechnung ist jederzeit sichtbar
Qualität
- Plausibilitätsprüfung und Duplikatserkennung vor der Buchung
- Ausnahmen werden zur manuellen Prüfung markiert
- Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden
Compliance
- E-Rechnungs-konform: X-Rechnung und ZUGFeRD werden unterstützt
- Automatische GoBD-konforme Archivierung
- Vollständige Audit-Trail-Dokumentation
Integration
- Buchung in Dynamics 365 F&O nach Freigabe
- Kein Medienbruch mehr zwischen Systemen
- Echtzeit-Buchung nach Freigabe
Eingesetzte Technologien
Intrexx
Low-Code Plattform für Workflow & UI
KI-OCR
Machine Learning für PDF-Extraktion
Dynamics 365 F&O
ERP-System für Buchhaltung
XML-Parser
X-Rechnung & ZUGFeRD
REST-API
Dynamics 365 Integration
GoBD-Archiv
Revisionssichere Ablage
Rechnungsprozess automatisieren?
Sie verarbeiten noch manuell Rechnungen? Bereiten Sie sich auf die E-Rechnungspflicht vor? Oder suchen nach einer intelligenten Lösung für X-Rechnung, ZUGFeRD und PDF?
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Projekt-Facts
- Status: In Entwicklung (2025)
- Projektdauer: 4-6 Monate
- Formate: X-Rechnung, ZUGFeRD, PDF
- Integration: Dynamics 365 F&O
- Technologie: Intrexx + KI-OCR
- Compliance: GoBD, E-Rechnung 2025
Vorteile auf einen Blick
- Rechnungen automatisch aus dem Postfach
- Ausnahmen zur manuellen Prüfung markiert
- E-Rechnungs-konform
- Automatische Archivierung
- Freigabe-Workflows
- Duplikatserkennung
E-Rechnungspflicht 2025
Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 auch versenden.
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