Die SharePoint-Realität im Mittelstand 2026
Sie haben SharePoint gekauft (oder es kam mit Microsoft 365). Die IT hat monatelang konfiguriert. Budget verbrannt. Und dann die Ernüchterung: Die Mitarbeiter nutzen es nicht. Zu komplex. Zu langsam. Zu "Microsoft-typisch".
Als Intrexx Certified Solution Expert, der dutzende SharePoint-Migrationen begleitet hat, zeige ich Ihnen: Wann ist SharePoint die richtige Wahl – und wann zahlen Sie nur drauf?
Sie kennen Intrexx noch nicht im Detail? Hier steht, was die Plattform kann und wo sie an Grenzen stößt.
TL;DR: Die Kurzfassung
✅ SharePoint bleibt, wenn...
- Dokumentenmanagement Ihr Hauptziel ist (SharePoint ist DMS first)
- Sie Microsoft 365 E3/E5 ohnehin zahlen (SharePoint inklusive)
- Ihr Team nur mit Word, Excel, Teams arbeitet (keine Prozess-Apps)
- Externe Berater SharePoint schon aufgesetzt haben (Sunk Cost)
- Sie keine Workflows brauchen (oder Power Automate reicht)
✅ Zu Intrexx wechseln, wenn...
- SharePoint-Adoption gescheitert ist (Nutzer meiden es)
- Sie Prozess-Apps brauchen (Urlaub, Zeiterfassung, CRM, Ticketing)
- Usability kritisch ist (Mobile, intuitive Bedienung)
- Kosten explodieren (SharePoint Premium, Consulting, Wartung)
- Sie externe Nutzer einbinden wollen (Kunden, Partner – ohne M365-Lizenz)
- Keine IT-Abteilung vorhanden (SharePoint braucht Admins)
📊 Ein bekanntes Muster
SharePoint-Projekte, die technisch fertig sind, aber im Alltag kaum genutzt werden, sind kein Einzelfall. Häufigste Gründe aus unseren Gesprächen mit Mittelständlern: zu komplex für den Alltagsgebrauch, zu viele Klicks bis zum Ziel, keine mobile Nutzung auf der Baustelle oder im Außendienst.
💰 Kostenvergleich: SharePoint ist nur "kostenlos", wenn Sie nichts tun
Der Mythos: "SharePoint ist bei M365 dabei – also gratis." Die Realität: Sobald Sie SharePoint produktiv nutzen — mit Prozess-Apps über Power Apps/Power Automate statt reiner Dateiablage — kommen laufende Zusatzlizenzen dazu, die mit jedem Nutzer und jedem Premium-Feature weiter steigen.
Intrexx funktioniert strukturell anders: keine Miete pro Nutzer und Monat für jedes einzelne Modul, sondern eine Paketlizenz nach Datenmodellen, Nutzern und benötigten Funktionen. United Planet veröffentlicht diese Preisliste bewusst nicht öffentlich — als Partner rechnen wir Ihre Konstellation im Gespräch konkret durch. Die Struktur dahinter steht in unserem Leitfaden zu den Intrexx-Kosten.
💡 Achtung: SharePoint "Gratis" ist eine Illusion
SharePoint Standard (Dokumentenbibliothek, Listen) ist bei M365 E3 dabei. Aber:
- Power Apps für Formulare: Extra-Lizenzen pro Nutzer und Monat
- Power Automate Premium: Extra für Dataverse-Workflows
- SharePoint Premium: AI-Features kosten extra
- Beratung: SharePoint-Consulting ist ein eigener, oft unterschätzter Kostenblock
🔄 Von SharePoint zu Intrexx migrieren: Der Praxisleitfaden
Sie haben bereits SharePoint – aber es funktioniert nicht? Migration ist möglich, oft günstiger als SharePoint zu "reparieren".
3 typische Migrations-Szenarien
Szenario 1: SharePoint als DMS behalten ⭐ EMPFOHLEN
Strategie: SharePoint bleibt für reine Dateiablage, Intrexx wird Frontend für Prozesse.
Vorteil: Beste Integration mit MS Office (Word/Excel Co-Authoring bleibt), aber moderne Intrexx-Apps für Workflows.
Integration: Intrexx SharePoint-Connector (WebDAV/Graph API) – nahtlose Einbindung. Nutzer sehen SharePoint-Dokumente direkt in Intrexx-Oberfläche.
Dauer: 4–6 Wochen
Szenario 2: Vollständige Ablösung
Strategie: SharePoint komplett ersetzen. Dokumente migrieren, M365 E3 → E1 downgraden.
Vorteil: Maximale Kostenersparnis (E1 statt E3 = 10€ statt 23€/User/Monat).
Migration: Dokumente per Skript zu Intrexx DMS übertragen (Metadaten bleiben erhalten).
Dauer: 8-12 Wochen
Szenario 3: Hybrid-Betrieb
Strategie: SharePoint für Office-Kollaboration (Word Co-Authoring), Intrexx für strukturierte Prozesse.
Vorteil: Best-of-Both-Worlds – SharePoint für das, was es kann.
Use Case: Vertrieb nutzt Intrexx-CRM, Controlling nutzt SharePoint für Excel-Reports.
Dauer: 3-5 Wochen
Unsere Erfahrung: Genau dieses Muster — SharePoint technisch vorhanden, aber im Alltag umgangen, weil Mitarbeiter zu Excel-Listen und E-Mail zurückkehren — sehen wir bei Mittelständlern regelmäßig. Über 15 Jahre Projekterfahrung und mehr als 100 realisierte Anwendungen zeigen: Der Wechsel lohnt sich meist dann, wenn die geringe Nutzung selbst schon der Beleg dafür ist, dass die Plattform nicht zum Arbeitsalltag passt. Ob das bei Ihnen der Fall ist, besprechen wir im Gespräch konkret.
👥 Usability: Warum Mitarbeiter Intrexx bevorzugen
Die beste Technologie bringt nichts, wenn Nutzer sie boykottieren. SharePoint hat ein Image-Problem – Intrexx nicht.
User Experience im Direktvergleich
| Feature | SharePoint | Intrexx |
|---|---|---|
| Einarbeitungszeit (End-User) | 2-4 Wochen (viele Schulungen nötig) | 30 Minuten (intuitiv) |
| Mobile App Nutzbarkeit | ⭐⭐ (2/5 – Browser-Wrapper) | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5/5 – Native) |
| Suchfunktion | Gut (Microsoft Search), aber oft "zu viele Treffer" | Exzellent (App-spezifisch, präzise) |
| Ladezeiten (Intranet-Startseite) | 4-8 Sekunden | 1-2 Sekunden |
| Offline-Fähigkeit | ❌ Nur Cache (limitiert) | ✅ Vollständig (SQLite-DB) |
| Personalisierung | Eingeschränkt (Modern Sites Templates) | An Ihr Corporate Design angepasst |
💬 Typische Rückmeldungen aus der Praxis
Wiederkehrende Themen aus Gesprächen mit SharePoint-Nutzern im Mittelstand: die Suche liefert zu viele, zu unspezifische Treffer; die mobile Nutzung wird als unpraktikabel empfunden und im Alltag gemieden; ohne klare Versionsführung entstehen parallele Kopien derselben Liste oder Datei.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ja, nahtlos über den Intrexx SharePoint-Connector. Intrexx greift per WebDAV oder Microsoft Graph API auf SharePoint-Bibliotheken zu und zeigt Dokumente direkt in der Intrexx-Oberfläche. Best Practice: SharePoint für reine Dateiablage nutzen (profitiert von Office-Integration: Word/Excel Co-Authoring), aber Intrexx als modernes Frontend für alle Prozesse (Workflows, Formulare, Dashboards). So kombinieren Sie die Stärken beider Systeme.
Migration erfolgt verlustfrei. Dokumente werden per Skript übertragen (inkl. Metadaten, Versionierung). SharePoint-Listen werden zu Intrexx-Datentabellen gemappt. Zeitaufwand: ca. 1-2 Tage pro 10.000 Dokumente. Parallel-Betrieb möglich: Alte Daten bleiben in SharePoint (Read-Only), neue Daten in Intrexx.
Ja. Intrexx DMS ist auf große Dokumentenmengen ausgelegt. Vorteil gegenüber SharePoint: Intrexx nutzt optimierte Datenbankindizes statt der harten 5.000-Einträge-Grenze klassischer SharePoint-Listen, was bei umfangreichen Archiven (z.B. Rechnungsarchiven) spürbar schnellere Suchergebnisse liefert.
Nein, nicht zwingend. Intrexx funktioniert komplett unabhängig. Wenn Sie M365 nur wegen SharePoint haben, können Sie zu M365 Business Basic (5€/User/Monat, nur E-Mail) downgraden und 18€/User/Monat sparen. Bei 100 Usern = 21.600€/Jahr Ersparnis. Sie können aber auch M365 behalten und Intrexx parallel nutzen (Hybrid).
Abhängig vom Szenario: Szenario 1 (SharePoint behalten, nur Prozesse zu Intrexx): 4–6 Wochen. Szenario 2 (Vollständige Ablösung): 8-12 Wochen. Szenario 3 (Hybrid): 3-5 Wochen. Kritisch: Gute Analyse im Vorfeld (welche SharePoint-Features werden wirklich genutzt?).
Intrexx-Apps können als Teams-Tabs eingebunden werden (per iFrame oder Deep Link). Dokumente aus Intrexx DMS sind in Teams teilbar. Aber: Wenn Ihr Haupt-Use-Case "Dokumente in Teams bearbeiten" ist, ist SharePoint tatsächlich besser integriert. Für strukturierte Prozesse (Formulare, Workflows) ist Intrexx aber auch in Teams überlegen.
Teilweise. Intrexx nutzt ein Rollen-basiertes Berechtigungsmodell (einfacher als SharePoint). SharePoint-AD-Gruppen können gemappt werden. Achtung: SharePoint-Berechtigungen sind oft chaotisch (Subsites, Listen, Ordner – unterschiedliche Rechte). Migration ist eine gute Chance, Berechtigungen zu bereinigen und neu zu strukturieren.
Nein, echtes Office-Co-Authoring ist eine Microsoft-exklusive Funktion. Aber: Intrexx bietet Check-In/Check-Out (Versionierung) und kann Microsoft 365 einbinden (Nutzer bearbeitet Dokument in Word Online, speichert zurück zu Intrexx). Wenn Co-Authoring geschäftskritisch ist, empfehlen wir Hybrid-Szenario (Office-Dokumente in SharePoint, Rest in Intrexx).
🎯 Entscheidungshilfe: SharePoint behalten oder wechseln?
Bewerten Sie Ihre Situation (Ja/Nein). Je mehr "Ja"-Antworten in der rechten Spalte, desto eher lohnt sich der Wechsel.
SharePoint BEHALTEN, wenn...
- ✅ Adoption-Rate >60% (Nutzer arbeiten aktiv damit)
- ✅ Hauptnutzen ist Dokumentenablage (kein Workflow)
- ✅ Dedizierter SharePoint-Admin vorhanden
- ✅ Teams-Integration ist geschäftskritisch
- ✅ Budget >50.000€/Jahr für SharePoint vorhanden
Zu INTREXX wechseln, wenn...
- ✅ Adoption-Rate <40% (Nutzer meiden SharePoint)
- ✅ Sie brauchen Prozess-Apps (Workflows, Formulare)
- ✅ Keine IT-Abteilung oder SharePoint-Expertise
- ✅ Mobile-First wichtig (Baustelle, Außendienst)
- ✅ Budget-Druck (Kosten senken)
- ✅ Externe Nutzer ohne M365-Lizenzen einbinden
SharePoint frustriert Sie? Wir zeigen Ihnen die Alternative.
In einem kostenfreien 30-Minuten-Strategiegespräch analysieren wir:
- Ihre aktuelle SharePoint-Nutzung (Was funktioniert? Was nicht?)
- Migrations-Szenarien (Hybrid, Teilablösung, Vollumstieg)
- Realistische Kostenrechnung (inkl. versteckte SharePoint-Kosten)
- Live-Demo: Intrexx vs. SharePoint Usability-Vergleich
Ehrliche Beratung: Wenn SharePoint für Sie die richtige Lösung ist, sagen wir das auch. Unser Ziel: Die beste Lösung für Ihr Unternehmen – nicht die teuerste.