Zeiterfassung auf der Baustelle: App statt Stundenzettel

Ja, im Baugewerbe sogar in doppelter Hinsicht. Zum einen greift die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Zum anderen hat das Bundesarbeitsgericht im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber generell ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz.

Nach § 17 MiLoG mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Beschäftigtem. Für die betriebliche Praxis reicht das selten: Wer nachkalkulieren oder Leistungen abrechnen will, braucht zusätzlich die Zuordnung zu Baustelle, Kostenstelle und idealerweise Tätigkeit. Diese Zuordnung ist der Grund, warum reine Stempeluhren im Bau selten genügen.

Rechtlich ist die Form nicht vorgeschrieben — ein sauber geführter Stundenzettel erfüllt die Aufzeichnungspflicht. Praktisch scheitert er an zwei Stellen: Er wird häufig nicht binnen sieben Tagen geführt, sondern zum Monatsende rekonstruiert, und er muss im Büro abgetippt werden, was Fehler und Verzögerung erzeugt. Das Problem ist also weniger die Rechtskonformität als die Datenqualität.

Fertige Apps rechnen typischerweise pro Mitarbeiter und Monat ab. Bei einer Kolonne ist das die günstigste Lösung. Der Vergleich mit einer eigenen Anwendung lohnt sich, sobald die Zeiten direkt in Lohnabrechnung und Nachkalkulation fließen sollen — dann liegt der Aufwand in der Schnittstelle, nicht in der Erfassung. Bei uns startet ein solches Projekt ab 15.000 € mit ersten nutzbaren Ergebnissen nach 4–6 Wochen.

Auf der Baustelle ja, ausnahmslos. Im Rohbau, im Keller und in Randlagen gibt es kein verlässliches Netz. Eine Anwendung, die beim Einstempeln lädt und lädt, führt binnen zwei Wochen dazu, dass die Zeiten wieder auf Zettel wandern und abends nachgetragen werden — womit sowohl die Datenqualität als auch die Sieben-Tage-Frist wieder verloren sind.

Das ist heikel und sollte nicht leichtfertig eingebaut werden. Eine dauerhafte Standortverfolgung von Beschäftigten ist datenschutzrechtlich kaum zu rechtfertigen. Eine einmalige Ortsprüfung beim Ein- und Ausstempeln kann zulässig sein, wenn sie erforderlich, transparent und im Umfang begrenzt ist. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig. Wir empfehlen, das vor der Umsetzung mit Datenschutzbeauftragtem und Arbeitnehmervertretung zu klären — nicht danach.

Ja. Die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz. Das gilt für Zeiterfassungssysteme praktisch immer. In der Praxis ist es klug, den Betriebsrat früh einzubinden — nachträgliche Zustimmung ist deutlich mühsamer als gemeinsame Gestaltung.

Nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre, beginnend mit dem Zeitpunkt der Aufzeichnung. Andere Vorschriften können längere Fristen vorsehen, etwa wenn die Daten Grundlage von Abrechnungen sind. In der Praxis ist es einfacher, die Aufbewahrung an den steuerlichen Fristen auszurichten, als je Datenart unterschiedlich zu verfahren.

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Sie prüft im Baugewerbe regelmäßig und kann die Vorlage der Aufzeichnungen verlangen. Wer sie nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig führt, riskiert ein Bußgeld. Konkrete Höhen nennen wir hier bewusst nicht — das hängt vom Einzelfall ab und ist eine Frage für Ihre Rechtsberatung, nicht für eine Anbieterseite.

Das ist die eigentliche Frage, und sie entscheidet über den Nutzen. Eine App, aus der die Zeiten als PDF exportiert und dann abgetippt werden, spart wenig. Sinnvoll ist eine Übergabe an das Lohnprogramm oder ERP als strukturierter Datensatz — bei gängigen Systemen wie DATEV oder Microsoft Dynamics über eine definierte Schnittstelle. Genau hier liegt bei den meisten Projekten der Hauptaufwand.

Diese Regeln sind im Baugewerbe tarifvertraglich geprägt und je Betrieb unterschiedlich: Erschwerniszuschläge, Wegezeit- und Verpflegungsregelungen, Pausenabzüge. Eine gute Lösung bildet sie automatisch ab, statt sie in der Lohnbuchhaltung manuell nachzurechnen. Standard-Apps können das oft nur eingeschränkt — das ist häufig der Grund, warum eine individuelle Lösung überhaupt zur Diskussion steht.

Am zuverlässigsten über eine Auswahl aus den aktiven Baustellen des Mitarbeiters statt über freie Eingabe. Wer aus drei Einträgen wählt, wählt richtig; wer eine Kostenstellennummer eintippen soll, tippt sich vertippen. Bei Mitarbeitern, die an einem Tag mehrere Baustellen anfahren, muss der Wechsel mit zwei Klicks möglich sein — sonst wird der ganze Tag auf die erste Baustelle gebucht.

Ja, und es ist naheliegend: Die Personalstärke im Bautagebuch und die erfassten Zeiten beschreiben denselben Sachverhalt. Wo beides zusammenhängt, wird die Angabe im Bautagebuch nicht mehr getrennt geschätzt, sondern ergibt sich aus den tatsächlich erfassten Zeiten. Das erhöht nebenbei die Belastbarkeit des Bautagebuchs im Streitfall.

Über die Zahl der Klicks. Einstempeln muss in unter fünf Sekunden erledigt sein, ohne Suchen, ohne Scrollen, mit Handschuhen bedienbar. Jede zusätzliche Pflichtangabe beim Einstempeln senkt die Nutzungsquote spürbar. Zusatzangaben gehören ans Ende des Tages oder ganz weg — nicht an den Anfang.

Wenn Sie nur die Aufzeichnungspflicht erfüllen und Stundenzettel ablösen wollen: Eine fertige App reicht in aller Regel und ist der schnellere Weg. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn tarifliche Zuschlagsregeln automatisch greifen sollen, wenn Zeiten ohne Zwischenschritt in Lohn und Nachkalkulation fließen müssen oder wenn Zeiterfassung, Bautagebuch und Mängelverwaltung zusammengehören sollen.

Die Erfassung selbst ist in wenigen Wochen nutzbar. Was Zeit kostet, ist das Abbilden der tariflichen Regeln und die Schnittstelle zur Lohnabrechnung. Ein realistischer Rahmen: erste produktive Nutzung nach 4–6 Wochen, vollständige Lösung mit Schnittstellen in 3–6 Monaten.