Ein Medienbruch entsteht, wenn eine Information ihren Träger oder ihr System wechselt und dabei von einem Menschen übertragen werden muss. Früher war das meist der Weg vom Papier in den Computer. Heute liegt er in der Regel zwischen Systemen, die nicht miteinander verbunden sind: Eine Angabe steht im ERP, wird abgetippt, per E-Mail weitergegeben oder in eine Excel-Liste kopiert und im CRM oder DMS erneut erfasst.
Dieser Beitrag beschreibt, wo Medienbrüche im Mittelstand typischerweise entstehen, was sie kosten und wie sie sich beseitigen lassen, ohne die bestehenden Kernsysteme zu ersetzen.
Die Antwort in Kürze
- Definition: Ein Medienbruch ist jede Stelle, an der eine Information von Hand von einem Medium oder System in ein anderes übertragen wird.
- Typische Stellen: Aufträge aus E-Mails ins ERP, Bestelldaten vom ERP ins CRM, Rechnungen als PDF in die Buchhaltung, Freigaben über das Postfach, Listen neben dem ERP.
- Folgen: Zeitaufwand, Übertragungsfehler, Verzögerungen und Auskünfte, die nur mit Rückfrage möglich sind.
- Lösung: festlegen, welches System führt, und die Systeme über Schnittstellen verbinden, sodass jede Angabe einmal erfasst wird.
Wo Medienbrüche im Mittelstand entstehen
Medienbrüche fallen im Alltag selten auf, weil sie zur Routine geworden sind. Fünf Stellen kommen in mittelständischen Unternehmen besonders häufig vor.
Aufträge kommen per E-Mail und werden ins ERP abgetippt
Kunden bestellen per E-Mail, als PDF oder über ein Portal. Im Innendienst werden Artikel, Mengen und Termine von Hand ins ERP übernommen, und Rückfragen laufen wieder über das Postfach.
Bestelldaten werden vom ERP ins CRM übertragen
Der Vertrieb arbeitet im CRM, die Aufträge stehen im ERP. Damit der Vertrieb den aktuellen Stand sieht, überträgt jemand Aufträge, Liefertermine und Umsätze von Hand. Ändert sich ein Auftrag im ERP, bleibt im CRM häufig der alte Stand stehen.
Warum dabei Fehler entstehen, am Beispiel SAP
Eingangsrechnungen werden als PDF erfasst
Rechnungen kommen als PDF oder auf Papier, werden geprüft, kontiert und in der Buchhaltung erneut eingegeben. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und ab dem 01.01.2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD lassen sich direkt weiterverarbeiten, wenn die Systeme dafür verbunden sind.
Was die E-Rechnungspflicht für Ihre Systeme bedeutet
Freigaben laufen über das Postfach
Eine Bestellanforderung, ein Urlaubsantrag oder eine Rechnung wartet auf eine Unterschrift. Das Dokument wird ausgedruckt oder weitergeleitet, die Entscheidung kommt per E-Mail zurück und wird anschließend im System nachgetragen. Wo der Vorgang gerade steht, lässt sich oft nur durch Nachfragen klären.
Listen entstehen neben den Kernsystemen
Wo ein System eine Angabe nicht vorsieht, entsteht eine Excel-Liste. Sie wird aus dem ERP befüllt, von mehreren Personen gepflegt und später wieder in ein System übertragen. Mit jeder Liste wächst die Zahl der Stellen, an denen derselbe Datensatz unterschiedlich aussieht.
Was Medienbrüche kosten
Die Zeit für das Übertragen ist der sichtbare Teil. Eine Beispielrechnung mit offengelegten Annahmen: Zehn Minuten Handarbeit pro Vorgang und 200 Vorgänge im Monat ergeben gut 33 Stunden, jeden Monat, ohne dass etwas Neues entsteht (10 Min. × 200 = 2.000 Min. ≈ 33 Std.).
Schwerer wiegen die Folgen. Jede Übertragung ist eine Gelegenheit für Zahlendreher und vertauschte Felder. Informationen kommen verspätet an, weil sie erst übertragen werden, wenn jemand Zeit dafür hat. Und eine einfache Auskunft gegenüber einem Kunden erfordert eine Rückfrage in einer anderen Abteilung, weil kein System den vollständigen Stand zeigt.
Warum mehr Sorgfalt Medienbrüche selten beseitigt
Naheliegende Maßnahmen sind Schulungen, ein Vier-Augen-Prinzip oder eine zusätzliche Abgleichliste. Sie verringern Tippfehler, erhöhen aber den Aufwand pro Vorgang. Auch eine Anpassung des ERP oder ein neues Großsystem lösen das Problem nur selten schneller, denn sie dauern lange und verlagern die Sonderfälle in das neue System. Die Ursache liegt in der fehlenden Verbindung zwischen den Systemen, und dort setzt eine dauerhafte Lösung an.
Wie sich Medienbrüche vermeiden lassen
Ziel ist, dass jede Angabe einmal erfasst wird und dann automatisch dorthin gelangt, wo sie gebraucht wird. Die Kernsysteme bleiben dabei im Standard, und Ihre IT verantwortet weiter ihre Systeme. Vier Schritte haben sich bewährt:
- Den Ablauf aufnehmen und die Medienbrüche zählen. Für einen konkreten Ablauf wird festgehalten, an welchen Stellen eine Information von Hand übertragen wird, wie oft im Monat und von wem.
- Festlegen, welches System führt. Für Aufträge, Preise und Rechnungen ist in der Regel das ERP führend, für Kontakte und Verkaufschancen das CRM, für Belege das DMS. Jede Angabe wird nur in einem System gepflegt.
- Die Systeme über Schnittstellen verbinden. Angebunden wird über die Schnittstellen, die die Hersteller vorsehen. Jede Übertragung wird protokolliert, und Fehler werden gemeldet, statt unbemerkt zu bleiben.
- Abläufe mit Formularen und Freigaben auf eine gemeinsame Plattform legen. Wo Menschen entscheiden oder ergänzen, ersetzt ein Formular mit Freigabe die E-Mail und die Liste. Der Stand ist für alle Beteiligten sichtbar.
Am besten beginnen Sie mit dem Ablauf, der die meisten Medienbrüche pro Monat verursacht. Ein erster digitaler Prozess kann oft schon nach drei bis sechs Wochen produktiv sein.
Ein Beispiel aus der Praxis
Beim Bayerischen Bauindustrieverband ist Microsoft Dynamics 365 im Standard geblieben. Die Prozesse der Kursverwaltung laufen auf einer eigenen Plattform, die mit Dynamics verbunden ist, statt als Sonderprogrammierung im ERP. Für den Verein für Bauforschung und Berufsbildung war das mindestens 300.000 Euro günstiger als die reine Migration des alten ERP.
„Statt unser altes monolithisch konzipiertes ERP samt aufwändiger Sonderprogrammierungen eins zu eins zu migrieren, haben wir die Prozesse zur Kursverwaltung auf eine eigene Plattform gelegt und Dynamics 365 im Standard gelassen. Das war deutlich günstiger, die Kolleginnen und Kollegen arbeiten gern mit den neuen Masken und wir bleiben flexibel. Auf derselben Grundlage haben wir seitdem auch den Eingangsrechnungslauf und die Mitgliederbetreuung digitalisiert.“
So gehen wir vor
Im Potenzialgespräch betrachten wir in 45 Minuten einen Ablauf, in dem heute Informationen von Hand übertragen werden. Im zweiten Termin erhalten Sie meine Einschätzung mit einer Empfehlung, ohne Verkaufspräsentation und ohne Verpflichtung.
Danach lässt sich die Verbindung als Pilot erproben: 30 Tage auf der Testplattform des Herstellers, mit einer lesenden Anbindung und echten Daten, zum Festpreis von 990 €. Der Betrag wird voll angerechnet, wenn Sie die Umsetzung innerhalb von drei Monaten beauftragen. Personenbezogene Daten fließen im Pilot nur mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Für die Umsetzung vereinbaren wir Umfang und Festpreis, bevor etwas beginnt. Sie entscheiden nach jedem Schritt, wie es weitergeht.
Häufige Fragen
Was ist ein Medienbruch?
Ein Medienbruch ist eine Stelle in einem Ablauf, an der eine Information von Hand von einem Medium oder System in ein anderes übertragen wird, etwa vom Papier ins ERP oder vom ERP ins CRM. Jeder Medienbruch kostet Zeit und ist eine mögliche Fehlerquelle.
Wie vermeiden Unternehmen doppelte Dateneingabe?
Indem sie für jede Angabe festlegen, welches System führt, und die übrigen Systeme über Schnittstellen anbinden. Die Angabe wird dann einmal erfasst und automatisch weitergegeben. Abläufe mit Freigaben lassen sich zusätzlich auf eine gemeinsame Plattform legen, damit E-Mails und Listen entfallen.
Welcher ERP-Integrationsansatz reduziert manuelle Dateneingaben am besten?
Das hängt von der Zahl der Datenflüsse und Abläufe ab. Für einen einzelnen Datenfluss genügt oft eine Schnittstelle, für mehrere eine Integrationsplattform. Kommen Formulare, Freigaben oder Portale hinzu, passt eine Low-Code-Plattform, die die Systeme verbindet und die Abläufe darauf abbildet.
Wie lassen sich CRM und ERP verbinden?
Über die Schnittstellen, die beide Hersteller vorsehen, in der Regel ohne Anpassung am ERP. Vor dem Start werden die Felder einander zugeordnet, das führende System je Angabe festgelegt und bestehende Dubletten bereinigt. Ob nur gelesen oder auch zurückgeschrieben wird, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrer IT.
Wie lange dauert es, Medienbrüche in einem Ablauf zu beseitigen?
Ein erster digitaler Prozess kann oft schon nach drei bis sechs Wochen produktiv sein. Den größeren Teil der Zeit beanspruchen in der Regel die Abstimmung des Ablaufs und die Zuordnung der Felder, weniger die technische Verbindung.
