Die kurze Antwort
Nicht die E-Mail ist das Problem — es sind die einzelnen, gewachsenen Notes-Datenbanken. In den meisten Unternehmen läuft die Kommunikation längst über Exchange oder Microsoft 365. Übrig bleiben ein paar interne Anwendungen, die vor Jahren gebaut wurden, kaum dokumentiert sind und seither niemand anfassen will.
Auf dieser Seite steht, warum sich diese Anwendungen so hartnäckig halten, wie eine Ablösung in der Praxis abläuft und worauf es dabei ankommt — ohne die verbreitete, aber falsche Behauptung, Domino sei technisch am Ende.
Alternativen zu Lotus Notes: was Sie wirklich ersetzen müssen
Wer nach einer „Lotus Notes Alternative" sucht, meint oft zwei ganz unterschiedliche Dinge. Für E-Mail und Kalender ist der übliche Weg Microsoft 365 oder Google Workspace — diesen Schritt haben die meisten Unternehmen längst hinter sich, und am Markt gibt es dafür keinen Mangel an Anbietern und Beratern.
Übrig bleibt der eigentlich schwierige Teil: die individuellen Notes-Datenbanken für Freigaben, Dokumentation und interne Fachprozesse. Für diesen Teil ist eine fertige Cloud-Kollaborationsplattform selten die richtige Antwort, weil jede Notes-Anwendung eine eigene, gewachsene Logik hat, die sich nicht in ein Standardformular pressen lässt. Hier ist eine Low-Code-Plattform wie Intrexx die passendere Alternative: Sie bildet dieselben Konzepte ab, die eine Notes-Anwendung ausmachen — mit aktueller Technik und wahlweise On-Premise oder in der Cloud.
Warum sich alte Notes-Anwendungen so hartnäckig halten
- Das Wissen sitzt bei einer Person. Oft hat eine einzelne Person die Anwendung vor Jahren gebaut und ist die einzige, die versteht, was sie im Detail tut.
- Kaum noch Notes-Entwickler am Markt. Wer die Anwendung warten könnte, wird immer schwerer zu finden — und noch schwerer zu ersetzen.
- „Never touch a running system". Die Anwendung läuft, also fasst sie niemand an — bis der Wissensträger das Unternehmen verlässt.
- Fehlende Dokumentation. Views, Formulare und Zugriffsrechte sind historisch gewachsen, nicht systematisch geplant.
- Kein akuter Druck von außen. Anders als bei echtem Support-Ende gibt es keinen festen Stichtag, der zum Handeln zwingt — die Ablösung wird deshalb gerne aufgeschoben.
Was in einer typischen Notes-Datenbank steckt
| Notes/Domino-Konzept | Entspricht heute |
|---|---|
| Formulare (Forms) | Eingabemasken auf Basis eines Datenmodells |
| Ansichten (Views) | Gefilterte, sortierte Listenansichten |
| Zugriffsrechte (ACL) | Rollenbasierte Berechtigungen |
| Workflow-Rudimente (@Formula, LotusScript) | Prozess- und Freigabe-Workflows |
| Replikation zwischen Servern | Zentrale Datenhaltung mit Zugriff für alle Standorte |
Das sind fast durchgängig Konzepte, die eine moderne Low-Code-Plattform ebenfalls abbildet — nur mit aktueller Technik, verständlicher Dokumentation und ohne Abhängigkeit von einer einzelnen Person.
Fünf Anzeichen, dass die Ablösung überfällig ist
- Nur eine Person versteht die Anwendung vollständig — und ist absehbar nicht mehr lange im Unternehmen.
- Änderungen werden aus Angst vermieden, obwohl die Anwendung eigentlich angepasst werden müsste.
- Es gibt keine mobile Nutzung, obwohl der Prozess längst auch unterwegs gebraucht würde.
- Die Optik und Bedienung passen nicht mehr zum Rest der IT-Landschaft, was die Akzeptanz bei neuen Mitarbeitenden senkt.
- Es werden weiter Notes-Lizenzen bezahlt, obwohl nur noch eine Handvoll Anwendungen tatsächlich genutzt wird.
Ein bis zwei dieser Punkte sind kein akuter Handlungsdruck. Treffen mehrere zu, lohnt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme, bevor das Wissen ganz verloren geht.
Wie eine Ablösung in der Praxis abläuft
Der erste Schritt ist fast nie die Technik, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Notes-Datenbanken gibt es überhaupt, wer nutzt sie noch, und was passiert eigentlich fachlich darin? Erfahrungsgemäß ist ein Drittel der gefundenen Anwendungen praktisch tot und kann archiviert statt migriert werden.
Die verbleibenden Anwendungen werden priorisiert — nach Nutzungshäufigkeit, Risiko (Wissen bei einer Person) und fachlicher Bedeutung — und dann schrittweise neu aufgebaut, nicht in einem Big-Bang-Projekt. Historische Daten werden dabei übernommen, die fachliche Logik wird neu und dokumentiert abgebildet.
Wie wir arbeiten
Wir bauen die Nachfolge-Anwendungen auf der Low-Code-Plattform Intrexx, weil sich damit dieselben Konzepte abbilden lassen, die Notes-Anwendungen ausmachen — Formulare, Ansichten, Rollen, Workflows — nur mit aktueller Technik und wahlweise On-Premise oder in der Cloud. Eine erste produktive Version einer einzelnen Anwendung steht typischerweise in vier bis sechs Wochen.
Aus 15 Jahren Projektarbeit im Mittelstand und über 100 gebauten Anwendungen: Der eigentliche Aufwand steckt fast nie im Bauen. Er steckt darin, aus den Köpfen der wenigen Kenner herauszubekommen, was die alte Anwendung eigentlich genau tun soll, bevor dieses Wissen verloren geht.
Häufige Fragen zur Ablösung von Lotus Notes
Selten wegen der E-Mail-Funktion — die ist in den meisten Unternehmen längst zu Exchange oder Microsoft 365 migriert. Schwer abzulösen sind die gewachsenen Notes-Datenbanken: interne Anwendungen für Freigaben, Dokumentation oder Fachprozesse, die vor Jahren von einer einzelnen Person gebaut wurden, kaum dokumentiert sind und seither einfach weiterlaufen. Niemand traut sich, sie anzufassen, weil niemand genau weiß, was sie im Detail tun.
Nein, und das ist auch nicht empfehlenswert. Eine Bestandsaufnahme zeigt meist zehn bis dreißig Notes-Datenbanken, von denen die wenigsten noch aktiv genutzt werden. Sinnvoll ist eine priorisierte, schrittweise Ablösung: zuerst die Anwendungen migrieren, die noch täglich gebraucht werden oder ein Sicherheits- beziehungsweise Wissensrisiko darstellen, den Rest archivieren oder später angehen.
Nein — HCL Software entwickelt Domino aktiv weiter, das ist kein Grund zur Eile. Der eigentliche Antrieb für eine Ablösung ist meist ein anderer: Das Wissen über die alten Notes-Anwendungen konzentriert sich auf sehr wenige oder sogar eine einzelne Person, es gibt kaum noch Notes-Entwickler am Arbeitsmarkt, und die Anwendungen passen optisch und funktional nicht mehr zum Rest der IT-Landschaft.
Die Daten werden in ein neues Datenmodell überführt, die fachliche Logik wird dabei neu abgebildet statt technisch übertragen. Das ist der Kern jeder Ablösung: nicht die Datenbank wird kopiert, sondern der Anwendungsfall wird neu und dokumentiert gebaut. Historische Daten lassen sich dabei in aller Regel vollständig mitnehmen.
Für eine einzelne, klar abgegrenzte Notes-Anwendung ist eine erste produktive Version häufig in vier bis sechs Wochen erreichbar, sobald der fachliche Ablauf sauber beschrieben ist. Der Zeitaufwand steckt selten im Bauen selbst, sondern darin, aus den Köpfen der wenigen Kenner herauszubekommen, was die alte Anwendung eigentlich genau tun soll.
Drei Schritte in der Praxis: erstens eine ehrliche Bestandsaufnahme, welche Notes-Datenbanken es gibt und wer sie noch nutzt. Zweitens Priorisierung nach Nutzung und Risiko — nicht jede Anwendung muss ersetzt werden, ein Teil ist meist längst tot. Drittens ein schrittweiser Neuaufbau der wirklich gebrauchten Anwendungen auf einer modernen Plattform statt eines Big-Bang-Projekts. Als Intrexx-Partner übernehmen wir genau diesen dritten Schritt.
Nicht wegen des Alters der Software, sondern wegen des Risikos, das sich darum aufgebaut hat: Das Wissen über die eigenen Notes-Anwendungen sitzt oft bei einer einzigen Person, es gibt kaum noch Notes-Entwickler am Markt, und die Anwendungen passen weder optisch noch technisch zum Rest der IT. Modernisierung bedeutet hier vor allem, dieses Wissen zu sichern, bevor es verloren geht.
Das hängt davon ab, welchen Teil von Lotus Notes Sie meinen. Für reine E-Mail- und Kalenderfunktionen sind Microsoft 365 oder Google Workspace der übliche Weg — diesen Schritt haben die meisten Unternehmen längst hinter sich. Der eigentlich anspruchsvolle Teil sind die individuellen Notes-Fachanwendungen für Freigaben, Dokumentation und interne Prozesse. Dafür ist eine Low-Code-Plattform wie Intrexx die passende Alternative, weil sie dieselben Konzepte — Formulare, Ansichten, Rollen, Workflows — mit aktueller Technik abbildet, statt Sie in ein weiteres starres Standardprodukt zu zwingen.
Weniger eigener Serverbetrieb, automatische Updates und Zugriff von überall sind die häufigsten Vorteile einer Cloud-Lösung. Der Kompromiss dabei ist, wo die Daten liegen und wie abhängig Sie von einem einzelnen Anbieter werden. Deshalb setzen wir bei den Nachfolge-Anwendungen auf Intrexx: Sie lassen sich wahlweise in der Cloud oder On-Premise betreiben, sodass Sie sich nicht vorab auf ein Betriebsmodell festlegen müssen.
Die größte Herausforderung ist selten die Technik, sondern das Wissen: Was eine alte Anwendung im Detail tun soll, weiß oft nur eine Person, und diese Information ist nirgends aufgeschrieben. Dazu kommen die Akzeptanz der Mitarbeitenden, die sich an eine neue Oberfläche gewöhnen müssen, und die Frage, wie historische Daten sauber übernommen werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Der Markt ist voll von Beratern, die pauschal eine Migration zu Microsoft 365 verkaufen — dabei ist dieser Teil in den meisten Unternehmen längst erledigt. Wir haben uns auf den Teil spezialisiert, der tatsächlich übrig bleibt: die individuellen Notes-Fachanwendungen. Als Intrexx-Partner bauen wir diese Anwendungen komplett neu auf einer modernen Low-Code-Plattform auf, statt sie technisch zu migrieren — das ist ohnehin bei keinem Anbieter eins-zu-eins möglich, ganz gleich, was versprochen wird.
Streng genommen ist es keine Migration, sondern eine Neuentwicklung: Die alten Notes-Datenbanken werden nicht technisch kopiert, sondern ihre fachliche Logik wird neu und dokumentiert auf der Zielplattform abgebildet. Historische Daten lassen sich dabei in aller Regel vollständig übernehmen. Der Ablauf im Detail steht weiter oben auf dieser Seite unter „Wie eine Ablösung in der Praxis abläuft".
Für reine Dokumentenablage und Zusammenarbeit an Office-Dateien reicht meist die ohnehin vorhandene Cloud-Office-Suite. Für die individuellen Fachanwendungen, die aus Notes übernommen werden — also die eigentliche Substanz einer Notes-Ablösung — ist eine dedizierte Low-Code-Plattform wie Intrexx die geeignetere Wahl, weil sie sich an Ihre bestehenden Abläufe anpasst statt umgekehrt.